Inhalt

Im Kassastamm können Kassen angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Dabei ist es notwendig verschiedene Eigenschaften zu setzen.

Stammdaten

Nummer: Hier muss die Nummer der Kassa eingetragen werden.

Name: Hier muss der Name der Kassa eingetragen werden.
Kassabuch: Hier muss das Kassabuch ausgewählt werden. Das Kassabuch ist für den Nummernkreis der Kassabons notwendig.
- Barverkauf in Kassabuch überleiten: Wird der Haken gesetzt werden die Barverkäufe ins Kassabuch übertragen.
Standard-Kassa Kunde: Hier muss der Standard Kunde ausgewählt werden welcher für anonyme Verkäufe verwendet wird.
Lagervorschlag: Das Lager aus dem die Artikel standardmäßig entnommen werden.
Währung: Die Währung in der gehandelt wird.
Preisliste: Die Preisliste aus der standardmäßig die Einzelpreise übernommen werden.
Bankomat: Hier kann ein zuvor im Bankomatstamm eingetragener Bankomat der Kassa zugewiesen werden.
Standard Bontext: Hier kann ein zuvor angelegter Textbaustein(Bontext) als Standardbontext festgelegt werden.
Barverkauf Eröffnen/Abschließen: Ist der Haken gesetzt muss bei jeder Eröffnung oder Abschluss der Kassa der Saldostand überprüft werden.
Lagerinfo Lagerstand Anzeige: Ist der Haken gesetzt werden bei den hinzugefügten Artikel der Lagerstand angezeigt.

Kassa Display

Unter dem Reiter Kassa-Display kann ein Display für die Kassa ausgewählt und Texte für verschiedene Status festgelegt werden.

Um das Display verwenden zu können muss das "Kunden Display Aktiv" Feld aktiviert werden. Anschließend wird aus der Display-Auswahl ein vorhandenes Gerät ausgewählt. Zuletzt werden noch die Standardtexte eingetragen.

Registrierkassensicherheitsverordnung

Damit eine Registrierkassa der RKSV entspricht muss diese, nach der Anlage, bei FinanzOnline registriert werden.

Konfiguration

Zuerst muss das Feld "RKSV aktiv" aktiviert werden, dabei wird automatisch ein AES-Schlüssel erstellt der später für die Verschlüsselung der Bons benötigt wird. Anschließend können verfügbare Signaturerstellungseinheiten zugewiesen werden. Dazu wählt man einfach die gewünschte Einheit aus und weist diese mittels ">" - Button zu. Durch druck auf den "<" - Button kann die Zuweisung wieder entfernt werden. Eine Signaturerstellungseinheit ist mandantenunabhängig solange sie noch nicht zugewiesen ist. Wird eine Signaturerstellungseinheit einer Kassa zugewiesen kann diese nicht mehr in einem anderen Mandanten verwendet werden.

Bsp.: Es gibt 2 Mandanten (Mandant1 und Mandant2). Wird eine Signaturerstellungseinheit(Einheit1) nun einer Kassa in Mandant1 zugewiesen, kann diese keiner Kassa mehr in Mandant2 zugewiesen werden. Jedoch kann Einheit1 mehreren Kassen in Mandant1 zugewiesen werden.

Zuletzt können auch noch Webservice Benutzer und Passwort angegeben werden. Diese werden nur benötigt wenn RH-Hawk die Registrierung der Kassa über das Webservice von FinanzOnline durchführen soll (siehe Registrierung - nächster Punkt).

Registrierung

Die Prozesse zur Registrierung von Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten und Registrierkassen sowie in weiterer Folge Meldungen zum Status können in RH-Hawk mittels Webservice oder Manuell über die FinanzOnline Weboberfläche durchgeführt werden.

Registrierung(Webservice)

Der Einsatz des Webservices richtet sich an jene Unternehmen, die Registrierkassen mit Internetzugang verwenden. Um das Webservice benutzen zu können muss zuerst ein Benutzer über die FinanzOnline Weboberfläche angelegt werden.

FinanzOnline Webservice Benutzer anlegen

Um den Webservicebenutzer in FinanzOnline anzulegen, befolgen Sie bitte die nächsten Schritte:

Anmelden an FinanzOnline
Zum Anmelden an FinanzOnline verwenden Sie Ihre Teilnehmer-Identifikationsnummer und Ihre Benutzer-Zugangsdaten, die sie vom Finanzamt erhalten haben.
Navigation zur Benutzer-Einzel Seite unter dem Menüpunkt "Admin"
Fehlt dieser Menüpunkt, kontaktieren Sie bitte Ihr zuständiges Finanzamt, unter Umständen ist Ihr Zugang kein Unternehmer-Zugang.
Anlage eines neuen Benutzers
Geben Sie den gewünschten Benutzernamen(Identifikation) ein, wählen den Punkt "Ich möchte einen neuen Benutzer hinzufügen" und drücken auf "Anfordern".
Eintragen der Benutzerdaten
Dazu drücken Sie neben "Benutzerkennung/Benutzerarten" auf den "Bearbeiten" - Button.

Nun können Sie den Namen des Benutzers sowie einen Start-PIN(der anschließend geändert werden muss) eintragen. Bei der Benutzerart ändern Sie "Benutzer für Registrierkassen- WebService" auf Ja. Drücken Sie auf "Weiter" um die Eingabe zu bestätigen.
Daten prüfen
Drücken Sie unter dem Punkt "Benutzer anlegen" auf den "Daten prüfen" Button um mit der Anlage fortzufahren.
Speichern
Hier sehen Sie nochmals eine Übersicht der eingegebenen Daten und können den Benutzer entgültig mittels "Speichern" - Button anlegen.

Ob die Anlage funktioniert hat sehen Sie an der Erfolgsmeldung die nach Click auf den "Speichern" - Button erscheint.

Wurde der Benutzer erfolgreich angelegt muss dieser im Barverkauf-Kassastamm unter dem Reiter "RKSV" eingetragen und abgespeichert werden. Danach kann über den "Verbindung testen" - Button die Erreichbarkeit des Services überprüft werden.

Hinweis

Für einen erfolgreichen Verbindungstest müssen im Mandantenstamm die Felder UID-Nummer und FO-Teilnehmer ID eingetragen sein.

Kassa registrieren(Webservice)

Wurde der Benutzer im FinanzOnline angelegt und im Kassastamm eingetragen kann die Kassa über das Webservice registriert werden. Dazu drücken Sie auf den "FinanzOnline - Webservice Registrierung" - Punkt in der Toolbar.

Es öffnet sich ein Dialog bei dem eine Anmerkung zur Registrierung eingegeben werden kann. Zusätzlich können Signaturerstellungseinheit ausgewählt werden die gleichzeitig mit der Kassa registriert werden sollen. Dazu muss in der Tabelle das entsprechende "Registrieren" - Feld aktiviert werden. Mit einem Druck auf den "Ok"-Button wird die Registrierung durchgeführt.

Signaturerstellungseinheit registrieren(Webservice)

Signaturerstellungseinheiten können auch einzeln registriert werden, sobald sie zugeordnet sind. Dazu muss einfach der "Registrierung" - Button neben der gewünschten Einheit gedrückt werden.

Anschließend wählen Sie den Punkt "Webservice Registrierung" aus und drücken auf "OK" um die Registrierung durchzuführen.

Registrierung(Manuell)

Bei der manuellen Registrierung müssen die Daten über die FinanzOnline Weboberfläche händisch eingegeben werden.

Kassa registrieren(Manuell)

Um die manuelle Registrierung zu starten, drücken Sie auf den "FinanzOnline - Manuelle Registrierung" Punkt in der Toolbar.

Wie bei der Webservice Registrierung öffnet sich ein Dialog zur Eingabe einer Anmerkung und Auswahl optionalen Auswahl der Signaturerstellungseinheiten.

Durch den Druck auf "Ok" wird die Kassa als registriert markiert und ein Bon mit den benötigten Daten für die FinanzOnline Weboberfläche ausgedruckt.

Wichtig! Die Kassa muss anschließend händisch bei FinanzOnline registriert werden!

Signaturerstellungseinheit registrieren(Manuell)

Signaturerstellungseinheiten können auch einzeln registriert werden, sobald sie zugeordnet sind. Dazu muss einfach der "Registrierung" - Button neben der gewünschten Einheit gedrückt werden.

Anschließend wählen Sie den Punkt "Manuelle Registrierung" und drücken auf "OK". Die Einheit wird als registriert markiert muss und es wird ein Bon ausgedruckt mit den benötigten Daten für die FinanzOnline Oberfläche.

Wichtig! Die Signaturerstellungseinheit muss anschließend händisch bei FinanzOnline registriert werden!

Startbeleg erstellen

Nach der Registrierung und Zuweisung der Signaturerstellungseinheiten muss der Startbeleg erstellt werden. Dazu müssen Sie zuerst den Barverkauf über das Modul "Barverkauf Eröff./-Abschluss" eröffnen. Anschließend können Sie im Kassastamm im Reiter "RKSV" den Startbeleg erstellen.

Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter aus der den Startbeleg erstellt und drücken Sie anschließend auf "Startbeleg erstellen". Sind alle Vorkehrungen getroffen wird der Startbeleg erstellt. Ist ein Webservice Benutzer eingetragen wird der Beleg automatisch über das FinanzOnline Webservice überprüft und ausgedruckt. Sollte kein Webservice Benutzer eingetragen, oder das Service nicht erreichbar sein, dann muss der Beleg manuell über die FinanzOnline Oberfläche oder das Überprüfungsapp geprüft werden.

Nachdem der Startbeleg erstellt wurde kann der Barverkauf mit der entsprechenden Kassa beginnen.

Außerbetriebnahme

Sollte eine Kassa oder eine Signaturerstellungseinheit nicht mehr benötigt oder durch einen defekt nicht mehr benutzt werden können, muss diese Außerbetrieb genommen werden. Dafür gibt es erneut 2 Möglichkeiten, entweder über die Meldung an das Webservice oder die manuelle Meldung über die FinanzOnline Weboberfläche.

Außerbetriebnahme(Webservice)

Um die Außerbetriebnahme einer Kassa oder Signaturerstellungseinheit über das Webservice melden zu können, muss ein Webservice Benutzer und ein zugehöriges Passwort für die Kassa eingetragen und eine Internetverbindung vorhanden sein. Wie der Webservice Benutzer im FinanzOnline angelegt wird finden Sie unter dem Punkt "FinanzOnline Webservice Benutzer anlegen".

Kassa außer Betrieb nehmen(Webservice)

Um die Kassa außer Betrieb zunehmen müssen Sie in der Toolbar auf den Punkt "FinanzOnline - Webservice Außerbetriebnahme" klicken.

Den folgenden Dialog bestätigen Sie mit "Ja".

Danach öffnet sich erneut ein Dialog der Ihnen den Grund für die Außerbetriebnahme auswählen lässt. Es gibt zurzeit 2 Arten:

Planmäßige Außerbetriebnahme

Außerbetriebnahme aufgrund eines irreparablen Ausfalls

Nach der Auswahl der Begründung drücken Sie auf "Ok" um die Außerbetriebnahme über das Webservice zu melden.

Signaturerstellungseinheit außer Betrieb nehmen(Webservice)

Um eine Signaturerstellungseinheit außer Betrieb zunehmen drücken Sie bei der zugewiesenen Einheit auf den "Außerbetriebnahme" - Button.

Die Frage, ob Sie die Einheit außer Betrieb nehmen wollen, bestätigen Sie mit "Ja".

Anschließend wählen Sie den Punkt "Webservice Außerbetriebnahme" aus und drücken auf "OK".

Danach öffnet sich erneut ein Dialog mit der Auswahl der Begründung der Außerbetriebnahme. Es gibt zurzeit 2 Arten:

Planmäßige Außerbetriebnahme

Außerbetriebnahme aufgrund eines irreparablen Ausfalls

Mit "Ok" wird die Meldung der Außerbetriebnahme an das Webservice von FinanzOnline gesendet.

Außerbetriebnahme(Manuell)

Wie bei der manuellen Registrierung muss die manuelle Außerbetriebnahme über die FinanzOnline Weboberfläche durchgeführt werden.

Kassa außer Betrieb nehmen(Manuell)

Um die Kassa manuell außer Betrieb zu nehmen drücken Sie in der Toolbar auf den Punkt "FinanzOnline - Manuelle Außerbetriebnahme".