In RH-Hawk werden viele Nummern (Kundennummern, Rechnungsnummern, etc) über Nummernkreise vergeben. Bei den Nummernkreisn gibt es wiederum mehrere Optionen. So können Nummernkreise mandanten- bzw. jahresabhängig oder beides sein.
Mandantenabhängige Nummernkreise
Bei mandantenabhängigen Nummernkreisen wird der Nummernkreis für jeden Mandanten verwaltet und es werden die Nummern pro Mandant vergeben. Umgekehrt wird der Nummernkreis nur einmal (gültig für alle Mandanten) verwaltet.
Jahresabhängige Nummernkreise
Bei jahresabhängigen Nummernkreisen wird ein Nummernkreis je Jahr verwaltet. Dies ist besoners bei z.B. Rechnungsnummern nüztlich, da dann die Rechnungsnummern pro Jahr definiert werden können und diese auch pro Jahr vergeben werden.
z.B.:
- Jahr 2013 – Rechnungsnummer 201300001 - 201399999
- Jahr 2014 – Rechnungsnummer 201400001 - 201499999
Das zu verwendente Jahr wird vom Fakturenmodul anhand des Rechnungsdatums automatisch bestimmt.
Vorbelegung der Nummernkreise
Es ist wichtig, die Nummernkreise korrekt vorzubelegen. Im Wert Feld der Nummernkreisverwaltung wird immer der zuletzt verwendete Wert eingetragen. Will man also, dass als nächstes 1 vergeben wird, so muß man den Wert auf 0 stellen.